Cho thuê mặt sàn văn phòng phù hợp với doanh nghiệp cần bố trí nhiều bộ phận trên cùng một tầng, chủ động tổ chức không gian và duy trì luồng làm việc thống nhất. Tuy nhiên, thuê diện tích lớn cũng đòi hỏi tính toán kỹ về quy mô nhân sự, chi phí hoàn thiện, tiện ích và điều kiện hợp đồng. Xác định đúng nhu cầu ngay từ đầu sẽ giúp công ty chọn được mặt bằng vừa thuận tiện vận hành, vừa phù hợp ngân sách.

Thuê mặt sàn văn phòng là gì?

Thuê mặt sàn văn phòng thường là thuê phần lớn hoặc toàn bộ diện tích sử dụng của một tầng trong tòa nhà. Doanh nghiệp có thể chủ động bố trí khu làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách và các chức năng khác theo cách vận hành của mình.

Điều này khác với việc thuê một văn phòng nhỏ đã được chia sẵn trong một tầng, nơi mặt bằng và một số hạng mục có thể đã cố định. Dù vậy, phạm vi thuê thực tế còn phụ thuộc cấu trúc tòa nhà và thỏa thuận với đơn vị cho thuê. Vì vậy, khi tìm hiểu dịch vụ cho thuê mặt sàn văn phòng, hãy xác nhận rõ diện tích được sử dụng, phần diện tích tính tiền và những khu vực dùng chung.

Khi nào nên cân nhắc thuê nguyên sàn?

Doanh nghiệp có nhiều phòng ban cần phối hợp thường xuyên có thể muốn tập trung nhân sự trên cùng một tầng. Cách tổ chức này giúp các nhóm dễ trao đổi, đồng thời thuận tiện phân khu theo chức năng.

Thuê nguyên sàn cũng đáng cân nhắc nếu công ty cần không gian riêng tư hơn, có yêu cầu bố trí phòng họp hoặc khu tiếp khách theo quy trình riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên thuê diện tích lớn chỉ vì muốn có nhiều chỗ trống. Trước khi quyết định, cần xác định khu vực nào sẽ được sử dụng thường xuyên và phần nào có thể chưa cần hoàn thiện ngay.

Các dạng hiện trạng bàn giao

Mặt sàn có thể được bàn giao ở hiện trạng cơ bản, hoàn thiện một phần hoặc có sẵn một số hạng mục nội thất và kỹ thuật. Mỗi phương án ảnh hưởng khác nhau đến thời gian chuyển vào và chi phí đầu tư ban đầu.

Hãy hỏi bên cho thuê những gì đã có sẵn, hạng mục nào doanh nghiệp cần tự hoàn thiện và liệu có quy định khi cải tạo hay không. Nên ghi nhận hiện trạng bằng biên bản và hình ảnh khi nhận bàn giao.

Ưu điểm và điểm cần cân nhắc khi thuê mặt sàn văn phòng

Không gian đồng bộ cho nhiều bộ phận

Khi các nhóm làm việc cùng tầng, doanh nghiệp có thể tổ chức luồng trao đổi ngắn hơn và thuận tiện hơn. Nhân sự dễ tiếp cận phòng họp, bộ phận hỗ trợ hoặc khu vực dùng chung mà không phải di chuyển giữa nhiều tầng.

Một mặt bằng đồng bộ cũng giúp quản lý chỗ ngồi, thiết bị và lịch sử dụng phòng chức năng rõ ràng hơn. Điều này đặc biệt hữu ích với công ty có nhiều nhóm cần phối hợp trong ngày.

Chủ động bố trí công năng

Thuê mặt sàn cho phép doanh nghiệp xem xét cách bố trí theo quy trình riêng. Công ty có thể phân khu làm việc chung, phòng họp, tiếp khách, pantry và lưu trữ theo tần suất sử dụng.

Tuy nhiên, quyền cải tạo và mức độ thay đổi mặt bằng cần được xác nhận trước. Một số tòa nhà có thể giới hạn việc thay đổi hệ thống kỹ thuật, thi công vách hoặc lắp đặt thiết bị.

Tăng tính riêng tư và nhận diện

Nếu phù hợp với cấu trúc tòa nhà, sử dụng một mặt sàn có thể tạo môi trường làm việc riêng biệt hơn cho doanh nghiệp. Công ty cũng có thể tổ chức khu vực đón tiếp và phòng họp thống nhất với hình ảnh thương hiệu.

Mức độ riêng tư phụ thuộc vào cách kiểm soát ra vào, thiết kế mặt bằng và quy định vận hành của tòa nhà. Hãy tìm hiểu cụ thể thay vì giả định rằng thuê trọn tầng đồng nghĩa với quyền kiểm soát hoàn toàn mọi khu vực.

Diện tích có thể vượt nhu cầu

Mặt sàn rộng giúp có nhiều lựa chọn bố trí, nhưng diện tích không được sử dụng vẫn có thể làm tăng chi phí thuê và chi phí hoàn thiện. Nếu nhân sự ít hoặc các phòng chức năng không dùng thường xuyên, một phần mặt bằng có thể bị lãng phí.

Trước khi chọn thuê mặt sàn văn phòng, hãy lập sơ đồ công năng sơ bộ và tính số chỗ ngồi thực tế. Nếu chưa cần sử dụng toàn bộ diện tích, hãy hỏi liệu có lựa chọn diện tích nhỏ hơn hoặc phương án mở rộng sau này hay không.

Cần dự trù chi phí đầu tư ban đầu

Ngoài tiền thuê, doanh nghiệp có thể cần chi cho thiết kế, vách ngăn, bàn ghế, hệ thống mạng, thiết bị phòng họp, biển hiệu và vận chuyển. Thời gian thi công cũng cần được tính vào kế hoạch chuyển văn phòng.

Nếu bàn giao cơ bản, hãy ước tính chi phí hoàn thiện trước khi ký để biết tổng ngân sách cần chuẩn bị. Trường hợp mặt bằng có sẵn nội thất, nên kiểm tra tình trạng và xác nhận quyền sử dụng hoặc trách nhiệm bảo trì.

Doanh nghiệp nào phù hợp thuê mặt sàn văn phòng?

Không có một quy mô nhân sự cố định để quyết định doanh nghiệp nên thuê nguyên sàn. Mức độ phù hợp phụ thuộc vào diện tích, số phòng chức năng, cách tổ chức công việc và khả năng tài chính.

Công ty có nhiều phòng ban

Doanh nghiệp có các nhóm vận hành, kinh doanh, nhân sự, kế toán hoặc chăm sóc khách hàng cần trao đổi thường xuyên có thể hưởng lợi khi bố trí cùng một tầng. Không gian được tổ chức hợp lý giúp nhân viên dễ phối hợp và quản lý dễ quan sát hoạt động.

Doanh nghiệp có quy mô ổn định hoặc đang tăng trưởng

Nếu số lượng nhân sự tương đối ổn định, công ty có thể tính diện tích dựa trên chỗ ngồi và khu chức năng. Với doanh nghiệp đang tuyển thêm, cần dự trù mức tăng trong thời hạn thuê để tránh nhanh chóng thiếu chỗ.

Nên xác định phần diện tích cần dùng ngay và phần có thể để linh hoạt. Không nhất thiết phải hoàn thiện toàn bộ mặt bằng trong giai đoạn đầu nếu chưa có nhu cầu.

Công ty cần bố trí không gian theo quy trình riêng

Một số doanh nghiệp cần phòng họp, khu tư vấn, nơi tiếp khách hoặc khu vực xử lý công việc cần yên tĩnh. Thuê mặt sàn có thể giúp tổ chức những khu vực này theo thứ tự công việc, nhưng cần kiểm tra điều kiện kỹ thuật và quy định cải tạo.

Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách hoặc tổ chức họp

Nếu công ty có nhiều cuộc gặp trực tiếp, việc bố trí khu tiếp khách và phòng họp trên cùng tầng có thể thuận tiện. Hãy đánh giá tần suất sử dụng để chọn quy mô phù hợp, tránh dành quá nhiều diện tích cho phòng ít khi được dùng.

Cách tính diện tích mặt sàn cần thuê

Bắt đầu từ số lượng nhân sự

Lập danh sách số nhân viên cần chỗ ngồi cố định, nhân sự làm việc linh hoạt và những vị trí cần không gian riêng. Nếu công ty làm việc theo ca hoặc có nhân viên thường xuyên đi gặp khách, số chỗ ngồi có thể khác tổng số nhân viên.

Hãy cộng thêm dự kiến tuyển dụng trong thời hạn thuê. Cách tính này giúp mặt bằng đáp ứng nhu cầu trong tương lai gần mà không phải chọn diện tích lớn hơn nhiều so với khả năng sử dụng.

Cộng diện tích cho các khu chức năng

Sau khi tính chỗ ngồi, xác định thêm nhu cầu cho phòng họp, lễ tân, tiếp khách, pantry và lưu trữ. Mỗi khu vực nên có mục đích cụ thể và tần suất sử dụng dự kiến.

Nếu phòng họp ít dùng, có thể cân nhắc không gian đặt lịch linh hoạt hoặc phòng họp nhỏ. Với hồ sơ và thiết bị, hãy kiểm kê khối lượng thực tế để chọn giải pháp lưu trữ phù hợp.

Tính đến diện tích sử dụng thực tế

Diện tích ghi trong thông tin cho thuê chưa cho biết toàn bộ khả năng bố trí. Cột, góc khuất, cửa ra vào, cửa sổ, lõi kỹ thuật và hình dạng mặt bằng đều ảnh hưởng đến cách sắp xếp.

Khi xem dịch vụ cho thuê mặt sàn văn phòng, hãy xin sơ đồ và đo đạc thực tế. Nếu có thể, thử đặt sơ đồ bàn ghế và phòng chức năng lên bản vẽ để xem diện tích có đáp ứng nhu cầu hay không.

Dự trù khả năng thay đổi trong thời hạn thuê

Doanh nghiệp có thể tăng nhân sự, thay đổi cơ cấu hoặc triển khai dự án mới. Hãy dành một phần diện tích cho nhu cầu linh hoạt, nhưng tránh để trống quá nhiều khu vực không có kế hoạch sử dụng.

Có thể bố trí bàn ghế mô-đun, vách ngăn dễ thay đổi và hệ thống điện linh hoạt. Cách này giúp công ty điều chỉnh không gian mà không phải cải tạo lớn mỗi khi hoạt động thay đổi.

8 tiêu chí chọn mặt sàn văn phòng phù hợp

1. Vị trí và khả năng kết nối

Đánh giá tuyến đường, tình hình giao thông theo giờ, phương tiện nhân viên thường dùng và khả năng đón khách. Nếu doanh nghiệp có nhân viên đến từ nhiều khu vực, hãy khảo sát hành trình của một vài nhóm đại diện.

Cũng nên kiểm tra mức độ dễ tìm của tòa nhà, lối vào và cách hướng dẫn khách. Một địa chỉ thuận tiện giúp giảm khó khăn trong các cuộc hẹn trực tiếp.

2. Diện tích và hình dạng mặt bằng

Kiểm tra kích thước, vị trí cột, cửa, cửa sổ và các khu vực kỹ thuật. Đối chiếu bản vẽ với nhu cầu chỗ ngồi, phòng họp, tiếp khách và lối đi.

Đừng chỉ dựa vào tổng số mét vuông. Hãy xem phần diện tích có thể bố trí hiệu quả và phần nào bị giới hạn bởi cấu trúc mặt bằng.

3. Khả năng chia khu và bố trí nội thất

Xác định mặt bằng có thể đáp ứng số phòng chức năng và cách tổ chức công việc hay không. Nếu cần làm vách, đổi vị trí thiết bị hoặc lắp đặt hệ thống riêng, phải tìm hiểu quy định trước khi thuê.

4. Hệ thống điện, mạng và điều hòa

Kiểm tra số lượng điểm điện, khả năng chịu tải, hạ tầng internet, vị trí thiết bị và cách vận hành điều hòa. Doanh nghiệp có phòng máy chủ hoặc thiết bị sử dụng công suất lớn nên nêu rõ yêu cầu kỹ thuật từ đầu.

5. Thang máy và lối thoát hiểm

Đánh giá thời gian di chuyển bằng thang máy vào giờ cao điểm và khả năng vận chuyển đồ khi chuyển đến. Quan sát lối thoát hiểm, biển chỉ dẫn và khoảng cách từ mặt sàn đến các lối ra an toàn.

6. An ninh, phòng cháy chữa cháy và vận hành

Tìm hiểu quy trình kiểm soát ra vào, đăng ký khách, giám sát và cách xử lý sự cố. Hỏi rõ khách thuê cần thực hiện những quy trình an toàn nào và đầu mối liên hệ khi cần hỗ trợ.

7. Chỗ đỗ xe và tiện ích chung

Ước tính số xe máy, ô tô của nhân viên và nhu cầu của khách. Xác nhận sức chứa, quy định đăng ký, thời gian hoạt động và mức phí nếu có.

Ngoài gửi xe, hãy xem xét các tiện ích nhân viên cần sử dụng thường xuyên, chẳng hạn khu vực chung, dịch vụ vệ sinh hoặc điểm ăn uống gần tòa nhà.

8. Chi phí và điều khoản thuê

Tổng hợp giá thuê, phí dịch vụ, điện, điều hòa, gửi xe, tiền đặt cọc và chi phí hoàn thiện. Đọc kỹ thời hạn thuê, trách nhiệm sửa chữa, quy định cải tạo, điều kiện gia hạn và bàn giao khi kết thúc hợp đồng.

Cách dự toán chi phí khi thuê mặt sàn văn phòng

Các khoản chi phí định kỳ

Ngân sách theo tháng có thể gồm tiền thuê, phí dịch vụ, điện, điều hòa, gửi xe, internet và các khoản sử dụng riêng. Cần hỏi rõ khoản nào tính cố định, khoản nào phụ thuộc mức sử dụng.

Các khoản đầu tư ban đầu

Chi phí ban đầu có thể gồm thiết kế, thi công, nội thất, thiết bị, hệ thống mạng, biển hiệu và chuyển văn phòng. Nếu mặt bằng cần sửa chữa hoặc hoàn thiện, hãy lấy dự toán trước khi quyết định.

Lập dự toán theo tháng và toàn thời hạn thuê

Có thể dùng công thức:

Tổng chi phí hàng tháng = tiền thuê + phí dịch vụ + điện, điều hòa + gửi xe + internet và các khoản sử dụng riêng.

Sau đó nhân với thời hạn thuê dự kiến và cộng các khoản đầu tư ban đầu. Khi so sánh các mặt bằng, hãy sử dụng cùng một cách tính để thấy phương án nào phù hợp ngân sách hơn.

Tạo khoản dự phòng

Dự trù thêm cho chi phí thi công phát sinh, thay đổi nhân sự hoặc nhu cầu sử dụng ngoài giờ. Khoản dự phòng giúp doanh nghiệp tránh phải điều chỉnh hoạt động khi chi phí thực tế cao hơn dự kiến.

Quy trình tìm và thuê mặt sàn văn phòng

Bước 1: Xác định nhu cầu và ngân sách

Chốt diện tích, số nhân sự, khu chức năng, thời hạn thuê và ngày cần chuyển vào. Phân biệt tiêu chí bắt buộc với yếu tố có thể linh hoạt.

Bước 2: Tìm mặt bằng và yêu cầu sơ đồ

Khi liên hệ bên cho thuê, yêu cầu thông tin về diện tích, hiện trạng bàn giao, chi phí dự kiến và tình trạng còn trống. Sơ đồ mặt bằng sẽ giúp kiểm tra khả năng bố trí trước buổi tham quan.

Bước 3: Tham quan và đo đạc

Khảo sát mặt bằng, khu vực chung, thang máy, điều hòa, bãi đỗ xe và lối thoát hiểm. Nếu cần, đưa người phụ trách hành chính, thiết kế hoặc thi công cùng tham gia để đánh giá kỹ hơn.

Bước 4: Lên phương án bố trí thử

Dùng sơ đồ để bố trí bàn, phòng họp, khu tiếp khách và lối đi. Kiểm tra số chỗ ngồi có phù hợp và các khu vực có thuận tiện khi vận hành không.

Bước 5: Làm rõ điều kiện thuê

Xác nhận phí, đặt cọc, thời hạn, bàn giao, bảo trì, cải tạo và các điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt. Các thỏa thuận quan trọng nên được ghi bằng văn bản.

Bước 6: Thi công và nhận bàn giao

Lập tiến độ thi công và phân định trách nhiệm giữa doanh nghiệp với bên cho thuê. Khi nhận mặt bằng, ghi nhận hiện trạng và kiểm tra các hạng mục đã thỏa thuận.

Checklist khi đi xem mặt sàn văn phòng

Khi khảo sát, doanh nghiệp có thể ghi lại các điểm sau:

• Sơ đồ, diện tích tính tiền và diện tích sử dụng thực tế.
• Vị trí cột, cửa, cửa sổ và lõi kỹ thuật.
• Hệ thống điều hòa, điện, mạng và chiếu sáng.
• Thang máy, thang bộ, lối thoát hiểm và khu vực chung.
• Chỗ gửi xe cho nhân viên và khách.
• Hiện trạng bàn giao và các hạng mục cần hoàn thiện.
• Giá thuê, phí dịch vụ và khoản có thể phát sinh.
• Quy định thi công, thời gian bàn giao và điều khoản thuê.

Thuê mặt sàn văn phòng tại CDC Building

CDC Building tọa lạc tại số 25 Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, với nhiều lựa chọn diện tích văn phòng. Doanh nghiệp đang cân nhắc thuê mặt sàn văn phòng tại đây nên bắt đầu bằng việc xác định số lượng nhân sự, khu chức năng và thời điểm cần chuyển vào.

Khi tham quan, hãy trao đổi về sơ đồ mặt bằng, hiện trạng bàn giao, hệ thống điều hòa, điện, thang máy, khu vực đỗ xe và các quy định cải tạo. Tòa nhà có những tiện ích được giới thiệu như điều hòa trung tâm, máy phát điện dự phòng, an ninh và hệ thống phòng cháy chữa cháy; phạm vi sử dụng và điều kiện áp dụng cần được xác nhận cho mặt bằng cụ thể.

Diện tích còn trống, giá thuê, phí dịch vụ và điều kiện bàn giao có thể thay đổi theo thời điểm. Hãy liên hệ CDC Building để nhận thông tin cập nhật và đặt lịch xem mặt bằng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về cho thuê mặt sàn văn phòng

Thuê mặt sàn văn phòng khác gì thuê văn phòng thông thường?

Thuê mặt sàn thường dành cho nhu cầu sử dụng phần lớn hoặc toàn bộ một tầng, còn thuê văn phòng thông thường có thể chỉ là một phần diện tích được chia sẵn.

Doanh nghiệp bao nhiêu nhân sự thì nên thuê nguyên sàn?

Không có con số cố định; quyết định phụ thuộc vào diện tích mặt bằng, số phòng chức năng, ngân sách và kế hoạch phát triển.

Thuê mặt sàn văn phòng có cần tự thiết kế nội thất không?

Tùy hiện trạng bàn giao và thỏa thuận thuê. Doanh nghiệp nên xác nhận phần nào đã hoàn thiện và phần nào cần tự đầu tư.

Cần hỏi gì trước khi ký hợp đồng thuê mặt sàn?

Hãy làm rõ diện tích tính tiền, các khoản phí, hiện trạng bàn giao, thời hạn thuê, trách nhiệm sửa chữa và quy định cải tạo.

Chọn mặt sàn đáp ứng đúng nhu cầu doanh nghiệp

Thuê mặt sàn phù hợp khi doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng rõ ràng, cần tổ chức nhiều bộ phận trên cùng tầng và đủ ngân sách cho cả tiền thuê lẫn hoàn thiện. Trước khi quyết định, hãy đo đạc thực tế, lên sơ đồ bố trí, dự toán tổng chi phí và rà soát các điều khoản hợp đồng.

Nếu đang tìm không gian tại khu vực Hai Bà Trưng, doanh nghiệp có thể liên hệ CDC Building để trao đổi diện tích, cập nhật tình trạng mặt bằng và đặt lịch tham quan. Xem trực tiếp sẽ giúp bạn đánh giá rõ hơn cách bố trí và mức độ phù hợp với hoạt động của công ty.

_____________________________________________

Thông tin liên hệ: 

• Tòa Nhà Văn Phòng CDC Building
• Địa chỉ: Số 25 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội. 
• Hotline: (+84) 967 511 100
• Website: https://cdcbuilding.vn